Lyhyt vastaus
Kyllä. Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että yhtiökokouksesta pidetään pöytäkirja, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastaja. Laki ei vaadi allekirjoituksia paperille, joten pankkitunnuksilla tehty sähköinen allekirjoitus käy. Se on kätevin silloin, kun puheenjohtaja ja tarkastajat eivät ehdi tavata kokouksen jälkeen. Puheenjohtajan ja kahden tarkastajan pöytäkirja maksaa 4,47 € ilman käyttäjätiliä tai kuukausimaksua.
Kuka yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittaa?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu (6 luvun 23 §). Tarkastajia voidaan valita kaksikin, jolloin yleensä molemmat allekirjoittavat. Osakkaiden ei tarvitse allekirjoittaa pöytäkirjaa.
Pöytäkirjan on oltava osakkaiden nähtävänä isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta, ja osakkaalle on annettava pyynnöstä jäljennös. Sähköinen allekirjoituskierros vie yleensä muutaman päivän, joten aikaraja ei pääse yllättämään.
Näin pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti
- Laadi pöytäkirja Pöytäkirja.fi:n taloyhtiön yhtiökokouspohjalla tai omalla pohjallasi. Pöytäkirja.fi siirtää valmiin pöytäkirjan allekirjoittajineen suoraan tänne.
- Lähetä luonnos ensin tarkastajille luettavaksi esimerkiksi sähköpostilla ja tee korjaukset. Allekirjoitettua PDF:ää ei voi muuttaa, joten korjaukset kannattaa tehdä ennen allekirjoituskierrosta.
- Valitse valmis PDF etusivun lomakkeelle ja lisää allekirjoittajien sähköpostiosoitteet.
- Yksi henkilö, esimerkiksi isännöitsijä tai puheenjohtaja, voi maksaa kaikkien allekirjoitukset kerralla, jolloin muut vain tunnistautuvat. Maksaja saa kuitin sähköpostiin yhtiön kirjanpitoa varten.
- Jokainen allekirjoittaa omalla ajallaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Valmis pöytäkirja allekirjoitustodistuksineen tulee kaikille sähköpostiin. Arkistoi se yhtiön asiakirjoihin, sillä palvelu poistaa sen palvelimelta 24 tunnin kuluessa.
Hallituksen kokouksen pöytäkirja
Hallituksen kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja, jos hallituksessa on useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä (asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 6 §). Pöytäkirjat numeroidaan ja säilytetään luotettavasti. Hallitus kokoontuu useita kertoja vuodessa, joten sähköinen allekirjoitus säästää eniten juuri näissä kokouksissa.
Pöytäkirjan voi laatia taloyhtiön hallituksen kokouksen pohjalla, ja allekirjoitus etenee samalla tavalla.
Valtakirjat kokoukseen
Osakas, joka ei pääse kokoukseen, voi valtuuttaa toisen edustamaan itseään. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai muuten luotettavasti osoitettava oikeutensa, ja valtakirja koskee yhtä kokousta, jollei siitä muuta ilmene (asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 8 §). Valtakirjan allekirjoittaa vain osakas itse, joten sähköinen allekirjoitus maksaa 1,49 €. Ohje: valtakirja sähköisesti.
Mitä se maksaa taloyhtiölle?
Hinta on 1,49 € allekirjoittajaa kohden. Puheenjohtajan ja kahden tarkastajan pöytäkirja maksaa 4,47 €. Jos hallitus kokoontuu kahdeksan kertaa vuodessa ja pöytäkirjan allekirjoittaa kolme henkilöä, kustannus on noin 36 € vuodessa. Kuukausimaksua, lisenssejä tai käyttäjätunnuksia ei ole, joten hallituksen vaihtuminen ei vaadi tunnusten siirtoja.
Pankille menevät pöytäkirjanotteet
Pankit hyväksyvät sähköisesti allekirjoitetun pöytäkirjan tai pöytäkirjanotteen yleensä vain omalla listallaan olevista allekirjoituspalveluista, esimerkiksi tilinkäyttöoikeuksia muutettaessa. Tarkista pankin ohje ennen allekirjoitusta, tai allekirjoita pankille menevä ote paperilla.
Usein kysyttyä
Onko sähköisesti allekirjoitettu yhtiökokouksen pöytäkirja pätevä?
On. Laki ei vaadi paperia, ja EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiseltä allekirjoitukselta ei saa evätä oikeusvaikutusta pelkästään siksi, että se on sähköinen. Pankkitunnistautuminen osoittaa lisäksi, kuka pöytäkirjan allekirjoitti ja milloin.
Pitääkö kaikkien osakkaiden allekirjoittaa pöytäkirja?
Ei. Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat. Osakkaat voivat tutustua valmiiseen pöytäkirjaan.
Kelpaako sähköisesti allekirjoitettu pöytäkirja Maanmittauslaitokselle?
Kelpaa. Maanmittauslaitos hyväksyy yhtiön tai yhteisön pöytäkirjan, joka on allekirjoitettu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Entä jos tarkastaja ei allekirjoita?
Allekirjoittamaton asiakirja poistuu palvelusta seitsemän päivän kuluttua. Lähettäjä saa sähköpostin, josta näkee, kuka ei ole vielä allekirjoittanut, joten hänelle voi soittaa tai laittaa viestin.