Lyhyt vastaus
Kyllä. Yhdistyslain mukaan kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, ja sen tarkastaa vähintään kaksi kokouksen siihen valitsemaa henkilöä, ellei kokous hyväksy pöytäkirjaa itse (31 §). Laki ei vaadi allekirjoituksia paperille, joten pankkitunnuksilla tehty sähköinen allekirjoitus käy. Puheenjohtajan, sihteerin ja kahden tarkastajan pöytäkirja maksaa 5,96 € ilman käyttäjätiliä tai kuukausimaksua.
Kuka yhdistyksen pöytäkirjan allekirjoittaa?
- Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan (yhdistyslaki 31 §).
- Pöytäkirjantarkastajat: vähintään kaksi kokouksessa valittua henkilöä tarkastaa pöytäkirjan. Tarkastus merkitään tavallisesti allekirjoituksella.
- Sihteeri allekirjoittaa pöytäkirjan usein myös, vaikka laki ei sitä vaadi.
Patentti- ja rekisterihallituksen sääntömalleissa kokous valitsee puheenjohtajan, sihteerin ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarvittaessa ääntenlaskijat. Tarkista silti oman yhdistyksesi säännöt, sillä niissä voi olla tarkempia määräyksiä. Hallituksen kokousten pöytäkirjojen allekirjoittajat määräytyvät yleensä säännöistä ja yhdistyksen käytännöstä, ja tavallisesti ne allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri.
Näin pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti
- Laadi pöytäkirja Pöytäkirja.fi:n yhdistyksen kokouspohjalla tai omalla pohjallasi. Hallituksen kokouksille on oma yhdistyksen hallituksen kokouksen pohja. Valmis pöytäkirja siirtyy allekirjoittajineen suoraan tänne.
- Lähetä luonnos ensin tarkastajille luettavaksi esimerkiksi sähköpostilla ja tee korjaukset. Allekirjoitettua PDF:ää ei voi muuttaa, joten korjaukset kannattaa tehdä ennen allekirjoituskierrosta.
- Valitse valmis PDF etusivun lomakkeelle ja lisää puheenjohtajan, sihteerin ja tarkastajien sähköpostiosoitteet.
- Yksi henkilö, esimerkiksi rahastonhoitaja, voi maksaa kaikkien allekirjoitukset kerralla, jolloin muut vain tunnistautuvat. Maksaja saa kuitin sähköpostiin yhdistyksen kirjanpitoa varten.
- Jokainen allekirjoittaa omalla ajallaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Valmis pöytäkirja allekirjoitustodistuksineen tulee kaikille sähköpostiin. Arkistoi se yhdistyksen asiakirjoihin, sillä palvelu poistaa sen palvelimelta 24 tunnin kuluessa.
Kevätkokous ja syyskokous
Monen yhdistyksen säännöissä on kaksi varsinaista kokousta: keväällä käsitellään tilinpäätös ja vastuuvapaus, syksyllä toimintasuunnitelma, talousarvio ja henkilövalinnat. Pöytäkirjoja tarvitaan myöhemmin esimerkiksi toiminnantarkastuksessa ja pankkiasioissa. Kun pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti, se on valmis muutamassa päivässä, vaikka puheenjohtaja ja tarkastajat asuisivat eri puolilla Suomea.
Kokoukseen voi osallistua myös tietoliikenneyhteydellä tai ennakkoon postitse, jos hallitus tai kokous sen sallii eikä säännöissä ole sitä kielletty. Kokouksen voi pitää kokonaan ilman kokouspaikkaa vain, jos säännöt sen sallivat (yhdistyslaki 17 §). Etäosallistumisesta kerrotaan kokouskutsussa. Kun osa osallistujista on etänä, myös pöytäkirja kannattaa allekirjoittaa sähköisesti.
Mitä se maksaa yhdistykselle?
Hinta on 1,49 € allekirjoittajaa kohden. Puheenjohtajan, sihteerin ja kahden tarkastajan pöytäkirja maksaa 5,96 €. Jos yhdistyksellä on vuodessa kaksi kokousta ja kuusi hallituksen kokousta, joiden pöytäkirjan allekirjoittaa kaksi henkilöä, kustannus on noin 30 € vuodessa. Kuukausimaksua tai käyttäjätunnuksia ei ole, joten hallituksen vaihtuminen ei vaadi tunnusten siirtoja.
Pankille menevät pöytäkirjanotteet
Kun yhdistyksen tilinkäyttöoikeudet muuttuvat, pankki pyytää usein pöytäkirjaa tai pöytäkirjanotetta. Pankit hyväksyvät sähköisesti allekirjoitetun pöytäkirjan yleensä vain omalla listallaan olevista allekirjoituspalveluista, joten tarkista pankin ohje ennen allekirjoitusta, tai allekirjoita pankille menevä ote paperilla.
Usein kysyttyä
Onko sähköisesti allekirjoitettu yhdistyksen pöytäkirja pätevä?
On. Laki ei vaadi paperia, ja EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiseltä allekirjoitukselta ei saa evätä oikeusvaikutusta pelkästään siksi, että se on sähköinen. Myös Maanmittauslaitos hyväksyy yhteisön pöytäkirjan, joka on allekirjoitettu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Riittääkö, että tarkastaja hyväksyy pöytäkirjan sähköpostilla?
Säännöt ratkaisevat. Tavallisesti tarkastajat merkitsevät tarkastuksen allekirjoituksellaan, ja pankkitunnuksilla tehty sähköinen allekirjoitus on siihen selkein tapa, koska siitä näkyy, kuka tarkasti ja milloin.
Entä jos tarkastaja ei allekirjoita?
Allekirjoittamaton asiakirja poistuu palvelusta seitsemän päivän kuluttua. Lähettäjä saa sähköpostin, josta näkee, kuka ei ole vielä allekirjoittanut, joten hänelle voi soittaa tai laittaa viestin.