Voiko pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Osakeyhtiölaki, asunto-osakeyhtiölaki ja yhdistyslaki edellyttävät, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka allekirjoitetaan tai tarkastetaan, mutta allekirjoitusta ei tarvitse tehdä paperille. Sähköinen allekirjoitus vahvalla pankkitunnistautumisella on käytännöllisin tapa erityisesti silloin, kun puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat asuvat eri paikkakunnilla.
Kenen pitää allekirjoittaa pöytäkirja?
- Osakeyhtiön hallituksen kokous: kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallituksessa on useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen (osakeyhtiölaki 6 luku 9 §).
- Asunto-osakeyhtiön yhtiökokous: puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastajaksi valittu (asunto-osakeyhtiölaki).
- Yhdistyksen kokous ja hallitus: yleensä puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat yhdistyksen sääntöjen mukaan.
Näin pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti
- Kirjoita pöytäkirja ja tallenna se PDF-muotoon.
- Valitse PDF etusivun lomakkeelle ja lisää allekirjoittajien sähköpostiosoitteet (puheenjohtaja, sihteeri, tarkastajat).
- Yksi henkilö voi maksaa kaikkien allekirjoitukset kerralla, jolloin muut vain tunnistautuvat pankkitunnuksillaan.
- Jokainen allekirjoittaa omalla ajallaan, eikä paperia tarvitse kierrättää postissa.
- Valmis pöytäkirja allekirjoitustodistuksineen tulee kaikille sähköpostiin. Arkistoi se yhdistyksen tai yhtiön asiakirjoihin.
Mitä pöytäkirjan sähköinen allekirjoitus maksaa yhdistykselle?
Hinta on 1,49 € allekirjoittajaa kohden. Kolmen allekirjoittajan pöytäkirja maksaa 4,47 €. Jos hallitus kokoontuu kymmenen kertaa vuodessa, kustannus on 44,70 € vuodessa ilman kuukausimaksua tai sitoutumista. Koska käyttäjätiliä ei ole, hallituksen vaihtuessa ei tarvitse siirtää tunnuksia tai lisenssejä.